Seminarverwaltungs-
Software für professionelle Bildungsorganisation

AcademyManager eignet sich für Unternehmen, Akademien, Weiterbildungsanbieter, Personalentwicklungen und Schulungsabteilungen, die Seminare, Trainings und digitale Lernangebote zentral organisieren, verwalten und anbieten möchten.
Die Seminarmanagement-Software unterstützt sowohl klassische Präsenzseminare als auch Webinare, Online-Trainings, Blended-Learning-Angebote und externe Qualifikationen – in einem System für Teilnehmende, Verantwortliche und Administration.

Der Umstieg auf eine professionelle Seminarmanagement-Software lohnt sich, wenn regelmäßig Seminare geplant, Teilnehmende verwaltet, Lernangebote bereitgestellt und Ergebnisse dokumentiert werden müssen.
Manuelle Abstimmungen, doppelte Dateneingaben und wiederkehrende Routineaufgaben binden schnell viel Zeit. Eine zentrale Lösung hilft, Abläufe zu standardisieren, Fehlerquellen zu reduzieren und die Seminarorganisation effizienter, sicherer und skalierbar zu machen.

Bildungsangebote werden heute in vielen unterschiedlichen Formaten angeboten: als Präsenzseminar, Webinar, Online-Training, Blended-Learning-Angebot oder rein digitales Lernmodul. Für Teilnehmende ist dabei kaum nachvollziehbar, warum sie je nach Format unterschiedliche Systeme nutzen sollen.
AcademyManager verbindet Seminarverwaltung und Learning Management System in einer Lösung. Dadurch entstehen schlankere Verwaltungsprozesse ohne unnötige Schnittstellen und doppelte Datenpflege – und zugleich eine einheitliche Lernumgebung, in der Anmeldung, Buchung und Lernen zentral abgebildet werden.

Der Einführungsaufwand hängt vor allem davon ab, ob Sie neu starten oder bestehende Systeme und Prozesse ablösen. Ein Start „auf der grünen Wiese“ ist meist innerhalb weniger Tage oder Wochen möglich. Bei komplexeren Ausgangssituationen, Altsystemen oder Altdaten prüfen wir gemeinsam, welche Anforderungen, Beteiligten und technischen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen.
Häufig empfiehlt sich eine schrittweise Einführung, um mit einer ausgewählten Zielgruppe schnell zu starten und erste Erfahrungen zu sammeln. Individuelle Anpassungen werden idealerweise erst nach dem Go-live bewertet, weil sich meist dann erst abzeichnet, welche Anforderungen im neuen System tatsächlich relevant bleiben.

Wir prüfen gemeinsam, welche Prozesse, Daten und Strukturen aus bestehenden Systemen übernommen werden sollen – etwa Teilnehmerdaten, Seminarhistorien oder Kursinformationen. Dabei geht es nicht nur um Migration, sondern auch um Bereinigung und Vereinfachung.
Wichtige Informationen bleiben erhalten, unnötige Komplexität wird reduziert und Ihre Seminarverwaltung wird sauber in AcademyManager überführt. Dabei wird auch geprüft, ob und welche Verlaufsdaten aus AcademyManager in Drittsysteme fließen sollen.

Ja. AcademyManager ist auf die Integration in bestehende Systemlandschaften ausgelegt. Für die Anmeldung unterstützt die Seminarmanagement-Software Single Sign-on über gängige Standards wie SAML 2.0 und OpenID Connect. So lassen sich zum Beispiel Entra ID (Azure AD), Active Directory/LDAP oder vorhandene Identity-Provider anbinden.
Nutzer und Gruppen können über SCIM oder automatisierte CSV-Importe aus HR- oder Verzeichnissystemen provisioniert werden, sodass Konten und Berechtigungen nicht doppelt gepflegt werden müssen. Zusätzlich steht ein manueller Upload per CSV oder Excel zur Verfügung.
Über eine dokumentierte REST-API lässt sich AcademyManager außerdem mit Drittsystemen wie SAP, HR-Suiten oder Reporting- und BI-Lösungen verbinden. Gemeinsam prüfen wir, welche Systeme angebunden werden sollen und welche Integrationslösung für Ihre Organisation technisch sinnvoll, sicher und dauerhaft wartbar ist.

Ja. AcademyManager deckt bereits im Standard einen umfangreichen Funktionsumfang für moderne Bildungsorganisationen ab. Wenn Sie darüber hinaus spezielle Prozesse, besondere Workflows oder individuelle Nutzungsszenarien abbilden möchten, kann das System bei Bedarf gezielt angepasst oder erweitert werden.

Datenschutz ist bei AcademyManager kein nachträglicher Zusatz, sondern von Beginn an Teil des Systemkonzepts. Sämtliche Prozesse sind DSGVO-konform ausgelegt und folgen dem Prinzip der Datensparsamkeit: Es werden nur die Daten gespeichert, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.
Wo immer möglich, werden Daten anonymisiert oder geclustert verarbeitet. So lassen sich relevante Informationen für Seminarverwaltung, Reporting und Bildungscontrolling nutzen, ohne unnötig personenbezogene Daten vorzuhalten.
Datenschutz endet für uns nicht bei der Software, sondern umfasst auch den Betrieb. Deshalb hosten wir ausschließlich in Deutschland, betreiben eine eigene Hosting-Abteilung und können bei Bedarf auch On-Premise-Szenarien realisieren.

Auch nach dem Go-live lassen wir Sie nicht allein. Sie erhalten kompetenten Support und Beratung durch Menschen, die AcademyManager und die Anforderungen moderner Bildungsorganisationen aus langjähriger Erfahrung kennen. Dabei erreichen Sie in der Regel ohne lange Warteschleifen direkt eine kompetente Ansprechperson.
Darüber hinaus unterstützen wir Sie dabei, das volle Potenzial Ihrer Seminarmanagement-Software auszuschöpfen – mit Schulungen, Beratung und Empfehlungen, die zu Ihren Prozessen, Zielen und Ihrer Bildungsstrategie passen.

Die Teilnehmerakademie von AcademyManager sowie E-Learnings, die mit dem integrierten Autorentool erstellt werden, sind barrierefrei nach WCAG-Standard gestaltet. Damit können digitale Lernangebote zugänglich bereitgestellt und von unterschiedlichen Zielgruppen komfortabel genutzt werden.

AcademyManager bietet einfache und transparente Lizenzmodelle – ohne versteckte Gebühren pro Nutzer, Autor oder vergleichbare Kostenfallen. Je nach Bedarf können Sie zwischen einer Mietlizenz im ASP/SaaS-Modell mit den Vorteilen einer Cloud-Lösung und einer Kauflizenz wählen.
Mit einer ASP-Lizenz erhalten Sie ein „Rundum-sorglos“-Angebot inklusive technischer Bereitstellung und Hosting durch X-CELL. Alternativ ist auch eine Kauflizenz möglich, die auf Wunsch mit einem unserer Hosting-Angebote kombiniert oder innerhalb Ihrer eigenen IT-Infrastruktur betrieben werden kann. So bleiben die Gesamtkosten klar kalkulierbar und das Betriebsmodell passt zu Ihren organisatorischen und technischen Anforderungen.