Les séminaires, les formations et les mesures de formation continue font partie intégrante de la stratégie RH de nombreuses entreprises. Parallèlement, les exigences en matière d'organisation, de documentation et de transparence augmentent. Au plus tard lorsque plusieurs formats, groupes cibles ou sites sont réunis, il devient clair qu'une gestion structurée des séminaires ne peut guère être mise en œuvre efficacement sans logiciel.
Mais tous les logiciels de gestion de séminaires ne sont pas adaptés aux exigences actuelles des entreprises. De nombreuses organisations se battent encore avec des systèmes obsolètes, des interfaces utilisateur peu claires ainsi que des paysages d'outils fragmentés ou des solutions isolées.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de séminaires ?
Un logiciel de gestion des séminaires soutient les entreprises dans la planification, l'organisation et l'évaluation des mesures de formation continue. Il reproduit les processus administratifs - de la planification des dates à la documentation des qualifications en passant par la gestion des participants.
Dans le contexte de l'entreprise, il s'agit moins de la vente et de la facturation des séminaires que de :
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la qualification interne
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Formations obligatoires
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Développement stratégique du personnel
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Preuves transparentes vis-à-vis de la direction ou des organismes de surveillance
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Processus d'inscription et de validation qui tiennent compte de la hiérarchie de l'entreprise
Le problème des administrations classiques de séminaires
De nombreux systèmes de gestion de séminaires établis sur le marché datent d'une époque où la formation continue numérique était encore pensée différemment. De plus, ils ont été conçus à l'origine pour les prestataires de formation et non pour les entreprises. On constate donc aujourd'hui des faiblesses typiques :
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Interfaces utilisateur dépassées et peu claires
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Faible convivialité et grande complexité
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Structures rigides difficilement adaptables aux formats d'apprentissage modernes
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Grande complexité et nombreuses fonctions inutiles pour la formation continue en entreprise
A cela s'ajoute un autre problème central : les gestions de séminaires classiques sont souvent des solutions isolées. Pour les formations en ligne ou les formations en ligne, un système de gestion de l'apprentissage (LMS) séparé est également nécessaire. Pour éviter une double gestion des données et des ruptures de médias, il faut créer ou mettre en place des interfaces. Une vue d'ensemble des qualifications fait défaut ou ne fait pas partie du logiciel.
Pourquoi les entreprises ont aujourd'hui besoin de solutions globales
Le paysage de la formation continue dans les entreprises a considérablement évolué. Outre les séminaires classiques en présentiel, il va de soi qu'ils en font aujourd'hui partie :
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les webinaires
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Formations en ligne
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Qualifications externes (en présence ou en ligne)
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Concepts d'apprentissage mixte (combinaison d'apprentissage en présentiel et en ligne).
Un logiciel moderne de gestion des séminaires doit pouvoir reproduire tous ces formats dans un seul système. C'est la seule façon d'obtenir une vue centrale des niveaux de qualification des collaborateurs. En outre, l'accent doit être mis sur l'efficacité, l'organisation et la documentation, et les processus RH et de conformité doivent être pris en charge de manière optimale.
Exigences centrales pour un logiciel moderne de gestion de séminaires
Du point de vue de l'entreprise, il en résulte des exigences claires :
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Gestion centralisée de tous les formats de formation
Les formations en présentiel, les webinaires, les formations en ligne et les qualifications externes sont organisées de manière uniforme. -
Interface utilisateur intuitive
Un logiciel moderne doit être compréhensible sans longue formation - pour les RH, les départements spécialisés et les participants. -
Vue d'ensemble globale
Toutes les mesures, participations et qualifications sont documentées au même endroit. -
Automatisation & efficacité
Les invitations, inscriptions, rappels et évaluations sont en grande partie automatisés. -
Flexibilité & pérennité
Les exigences individuelles peuvent être intégrées.
Une gestion moderne des séminaires nécessite un logiciel moderne
L'un des grands avantages des solutions actuelles réside dans le fait que la gestion des séminaires et les formations en ligne ne doivent plus être pensées séparément. Les entreprises en profitent lorsque :
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les séminaires en présentiel et les webinaires sont traités de la même manière sur le plan organisationnel
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les formations en ligne sont directement intégrées dans la planification des séminaires
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les qualifications externes sont également documentées de manière centralisée.
On obtient ainsi une gestion cohérente de la formation continue - sans interfaces supplémentaires ni systèmes parallèles.
Quand le changement est-il particulièrement intéressant ?
Le passage à un logiciel moderne de gestion des séminaires est surtout judicieux lorsque :
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les systèmes existants sont techniquement et visuellement dépassés
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Plusieurs outils sont utilisés en parallèle
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Des listes Excel doivent remplacer la vue d'ensemble
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la communication avec les participants se fait encore par téléphone et par e-mail
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les formats d'apprentissage et de manifestation fusionnent de plus en plus.
Ce sont justement les entreprises en pleine croissance qui profitent d'une solution conçue dès le départ pour être évolutive et intégrée.
Conclusion
Aujourd'hui, les logiciels de gestion de séminaires sont bien plus qu'un outil d'organisation. Les entreprises ont besoin de solutions qui soient conviviales, intégrées et flexibles - et qui réunissent tous les formats d'apprentissage et de formation dans un seul système.