Krankmeldungen gehören zum Arbeitsalltag. Kein Unternehmen kann verhindern, dass Mitarbeitende krank werden und zeitweise ausfallen. Gleichzeitig belasten krankheitsbedingte Fehlzeiten Teams, erschweren die Personalplanung und können auf Dauer Produktivität und Arbeitsqualität beeinträchtigen.
Wer Fehlzeiten reduzieren möchte, sollte deshalb nicht nur auf einzelne Krankmeldungen reagieren, sondern die häufigsten Ursachen genauer betrachten. Denn viele Arbeitsausfälle stehen in Zusammenhang mit Belastungen, Arbeitsbedingungen, Präventionskultur und Gesundheitsverhalten im Unternehmen.
Welche Erkrankungen verursachen die meisten Fehlzeiten?
Aktuelle Fehlzeitenstatistiken zeigen, welche Erkrankungsgruppen besonders häufig zu Arbeitsausfällen führen. Im AOK-Fehlzeiten-Report 2025 entfielen im Jahr 2024 rund 19,8 Prozent der Fehlzeiten auf Muskel- und Skeletterkrankungen. Atemwegserkrankungen machten 15,1 Prozent aus, psychische Erkrankungen 12,5 Prozent. Danach folgten Verletzungen mit 9,3 Prozent.
Je nach Krankenkasse und Versichertengruppe können sich die Werte unterscheiden. Der grundsätzliche Befund bleibt jedoch ähnlich: Rückenbeschwerden, Infekte, psychische Erkrankungen und Verletzungen gehören zu den wichtigsten Gründen für Krankmeldungen.
1. Muskel- und Skeletterkrankungen: Rücken, Nacken und Bewegungsmangel
Muskel- und Skeletterkrankungen zählen zu den häufigsten Ursachen für krankheitsbedingte Fehlzeiten. Häufig geht es um Rückenbeschwerden, Nackenschmerzen, Schulterprobleme oder Beschwerden durch einseitige Belastung. Gerade im Büro können langes Sitzen, Bewegungsmangel und schlecht eingestellte Arbeitsplätze Beschwerden begünstigen.
Arbeitgeber können vorbeugen, indem sie ergonomische Arbeitsplätze schaffen und Bewegung im Arbeitsalltag fördern. Dazu gehören passend eingestellte Stühle und Bildschirme, regelmäßige Bewegungspausen, wechselnde Tätigkeiten und Informationen zu rückenschonendem Arbeiten. Entscheidend ist, dass Ergonomie nicht nur angeboten, sondern im Alltag auch umgesetzt wird.
2. Atemwegserkrankungen: Wenn Infekte Teams ausbremsen
Atemwegserkrankungen wie Erkältungen, grippale Infekte oder Bronchitis führen vor allem in Herbst und Winter häufig zu Krankmeldungen. Für Unternehmen sind sie besonders herausfordernd, weil sie sich schnell im Team verbreiten können. Wer krank zur Arbeit kommt, steckt möglicherweise Kolleginnen und Kollegen an und verursacht dadurch weitere Ausfälle.
Vorbeugung beginnt mit einer klaren Gesundheitskultur: Wer krank ist, sollte sich auskurieren dürfen. Ergänzend helfen Hygieneregeln, regelmäßiges Lüften, flexible Homeoffice-Regelungen bei leichten Symptomen und eine Arbeitsorganisation, die kurzfristige Ausfälle besser abfedern kann.
3. Psychische Erkrankungen: Weniger sichtbar, oft langwierig
Psychische Erkrankungen gehören ebenfalls zu den wichtigsten Ursachen für Fehlzeiten - mit steigender Tendenz. Zwar treten psychische Erkrankungen nicht immer so häufig auf wie Erkältungen, sie führen aber oft zu längeren Ausfällen (342 Fehltage pro 100 DAK-Angestellte). Psychische Erkrankungen sind kein rein individuelles Thema. Belastungen können durch Arbeitsbedingungen verstärkt werden, etwa durch dauerhaft hohen Zeitdruck, unklare Zuständigkeiten, häufige Unterbrechungen, Konflikte oder fehlende Erholungsphasen. Prävention beginnt deshalb bei guter Arbeitsorganisation, realistischer Aufgabenplanung, klarer Kommunikation und einer Führungskultur, in der Überlastung angesprochen werden kann.
4. Verletzungen und Unfälle: Auch im Büro nicht ausgeschlossen
Verletzungen verursachen ebenfalls einen relevanten Teil der Fehlzeiten. Auch wenn man dabei oft zuerst an Produktion, Handwerk oder Logistik denkt, können Unfälle auch im Büro passieren: Stolperfallen, Kabel, rutschige Böden, schlecht beleuchtete Wege oder unsichere Treppen sind typische Risiken.
Arbeitgeber müssen Arbeitsplätze regelmäßig prüfen, Gefahrenquellen beseitigen und Mitarbeitende für sichere Arbeitsabläufe sensibilisieren. Gerade in vermeintlich ungefährlichen Büroumgebungen lohnt sich ein genauer Blick, weil kleine Risiken im Alltag leicht übersehen werden.
Prävention statt Reaktion: Was Arbeitgeber grundsätzlich tun können
Krankmeldungen lassen sich nie vollständig vermeiden – und das sollte auch nicht das Ziel sein. Wer krank ist, braucht Erholung. Arbeitgeber können jedoch viel dazu beitragen, vermeidbare Belastungen zu reduzieren und die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu fördern.
Ein erster Schritt ist die Analyse: Welche Fehlzeiten treten im Unternehmen besonders häufig auf? Gibt es auffällige Muster in bestimmten Abteilungen, Tätigkeiten oder Zeiträumen? Dabei geht es nicht darum, einzelne Beschäftigte zu kontrollieren, sondern strukturelle Risiken zu erkennen.
Darauf aufbauend können Unternehmen gezielte Maßnahmen entwickeln: ergonomische Arbeitsplätze, Hygienekonzepte, realistische Arbeitsplanung, gesundheitsgerechte Führung, regelmäßige Unterweisungen und niedrigschwellige Präventionsangebote. Besonders wirksam ist Prävention, wenn sie dauerhaft in den Arbeitsalltag integriert wird – statt nur als einmalige Aktion stattzufinden. Ein wichtigen Beitrag dazu können Schulungen per E-Learning leisten.