Projektplanung als Erfolgsfaktor
Egal ob Einführung einer (neuen) Plattform oder Rollout eines einzelnen Themas – in vielen Fällen werden die gesetzten Zeitziele nicht erreicht. Die Gründe dafür sind vielfältig – fast allen Verzögerungen gemein sind Fehleinschätzungen bei der Projektplanung. Essenziell für eine realistische Planung ist eine sorgfältige Risikoanalyse, die sämtliche mögliche Stolpersteine berücksichtigt.
Fehleinschätzung Nr. 1: Projektmanagement-Aufwand wird massiv unterschätzt
Aufwände und Anforderungen für Projektmanagement, Koordination und Reporting werden in vielen E-Learning-Projekten stark unterschätzt. In der Folge fehlt es an Ressource und/oder Kompetenz im Projektmanagement und wichtige Punkte oder Stakeholder werden zu spät oder gar nicht angegangen.
E-Learning-Projekte sind häufig keine Projekte mit höchster Priorität. Für interne Ressourcen (z. B. IT-Unterstützung) stehen wir bei beteiligten Abteilungen und Personen in Konkurrenz zu anderen, möglicherweise höher priorisierten Aufgaben. Auch hier ist die frühzeitige Einbindung der (internen) Zulieferer entscheidend.
Genauso wichtig ist die Motivation der Projektleitung: Ist E-Learning nur eines von vielen Projekten, das noch irgendwie mitlaufen muss? Die Praxis zeigt, dass ein Projektmanagement, welches als Treiber mit starkem Eigeninteresse operiert, wesentlich für den Erfolg des Projektes ist und Schwächen ausgleicht. Projektleitung, die das Projekt nur „verwaltet“, führt dagegen oft nicht zu den gewünschten Ergebnissen, vor allem, wenn eine sorgfältige Risikoanalyse vor Projektbeginn nicht erfolgt ist und das Risikomanagement im Projekt eine untergeordnete Rolle spielt.
Fehleinschätzung Nr. 2: Technische Integration ist ‚schon irgendwie machbar‘
Schnittstellen zu HR-oder anderen Systemen erfordern auch bei vorhandenen Standardschnittstellen gründliche und frühzeitige Planung. Welche Daten werden benötigt, um zum Beispiel automatische Zuweisungen von Qualifizierungen zu Personen, Organisationen oder Zielgruppen umsetzen zu können? Mit welcher Technologie kann ein SingleSignOn realisiert werden? Woher kommen welche Stammdaten und wohin gehen welche Verlaufsdaten?
Zur Beantwortung dieser Fragen sind oft verschiedene Abteilungen auf Kundenseite und/oder externe Dienstleister involviert. Unter Umständen entstehen auch Implementierungsaufwände bzw. Aufwände für Tests und Abnahmen. Da in vielen Unternehmen die IT-Abteilungen stark überlastet sind, müssen entsprechende Ressourcen am besten bereits vor oder spätestens zu Projektstart angefragt werden.
Ein ebenso großes Thema ist in vielen Fällen die Altdatenmigration. Schulungsdaten der letzten Jahre sollen ins System, damit die Benutzer ihre vollständige Lernhistorie sehen? Eigentlich kein Problem, denn die Daten sind ja da. Irgendwo zumindest: in Altsystemen, in Excel-Listen oder auch in Köpfen. Meist muss ein erheblicher Aufwand erbracht werden, um vollständige und konsistente Daten zu erhalten, die sauber in das neue System importiert werden können.
Fehleinschätzung Nr. 3: Content entsteht nebenbei und ohne didaktische Expertise
Verschiedene Abteilungen sollen in kurzer Zeit eine große Menge Content produzieren? Trotz Künstlicher Intelligenz an allen Fronten und in fast allen Tools ist das meist eine große Herausforderung. Zumindest dann, wenn Qualität und Lernerfolg als Erfolgsfaktoren für das Projekt identifiziert wurden.
Aber auch wenn die Ansprüche niedrig sind, bleibt der Output oft massiv hinter den Erwartungen zurück. Denn in vielen Fällen wird die Aufgabe der Content-Produktion unterschätzt: “unsere Fachexperten sind didaktisch versiert durch die Präsenzschulungen”, ..”das Wissen ist ja da - man muss ja im Prinzip nur eine PPT anreichern…”.
Tatsächlich ist auch für Präsenztrainer der Transfer der Schulungen in ein digitales Lernformat oft eine echte Challenge. Neue Skills und Methoden müssen erst einmal kennengelernt, dann richtig angewendet werden. Fachexperten ohne relevantes pädagogisches Vorwissen haben einen noch weiteren Weg zu gehen.
In einigen Fällen sind die Ergebnisse trotzdem überraschend gut - dies ist allerdings meist auf individuelle Anstrengungen und Begabungen der mit der Aufgabe betrauten Personen zurückzuführen und daher kaum plan- und reproduzierbar.
Wenn E-Learning Content inhouse produziert werden soll, ist eine ehrliche Bestandsaufnahme der vorhandenen Skills und Ressourcen unverzichtbar - und zwar unter Berücksichtigung der Selbsteinschätzung der beteiligten Personen. Um gute Ergebnisse zu erzielen, ist in der Regel ein arbeitsteiliger Prozess erforderlich (ein und dieselbe Person ist nur selten ein guter Autor, Pädagoge, Designer und Proofreader). Definieren Sie in jedem Fall eine Person als sogenanntes Quality Gate. Auch wenn Ihre Inhalte aus unterschiedlichen Quellen stammen, können Sie so eine gewisse Konsistenz und Mindestqualität sicherstellen.
So kann Projektbegleitung und Unterstützung für Ihre Produktionsteams durch X-CELL aussehen.Fehleinschätzung Nr. 4: Internationale Rollouts dauern nicht länger
Ein Thema oder System in z. B. 8 Ländern auszurollen, kostet Zeit. Zumindest dann, wenn IT- und prozessseitig nicht überall die gleichen Voraussetzungen herrschen. Häufig ist die IT-Infrastruktur nicht weltweit die gleiche, d.h. es gibt zum Beispiel verschiedene HR- und CRM-Systeme. Das Thema Schnittstellen und Datenfluss muss also pro Land betrachtet und bearbeitet werden.
Und dann gibt es da ja auch noch das gern unterschätzte Thema Übersetzungen/Lokalisierungen. Je nach Organisationsstruktur sind größere Zeitpuffer für Freigabeprozesse von Inhalten, aber auch Kommunikationsprozessen und -maßnahmen in den Ländern einzuplanen.
Auch wenn KI uns mittlerweile vieles abnimmt - beim Thema Übersetzungen ist die Qualität (je nach Sprache) oftmals noch nicht ausreichend. Eine Prüfung der Übersetzung durch einen externen Dienstleister, oder besser durch eine interne Person mit der entsprechenden Muttersprache ist unerlässlich. In einigen Fällen muss aber nicht nur übersetzt, sondern lokalisiert werden, d.h. die Trainings enthalten auch je nach Region unterschiedliche Inhalte (zum Beispiel andere Ansprechpartner, andere Prozesse oder auch ein anderes Produktportfolio). Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken, ob dieser Fall auch bei Ihrem Projekt zutrifft.
Fast immer -sofern die Natur des Projektes es zulässt- ist ein Roll-out Zug um Zug von Vorteil. Das bedeutet, dass nicht alle beteiligten Länder gleichzeitig starten, sondern nacheinander.
Zum einen müssen dann nicht alle Schulungsteilnehmenden auf das schwächste, bzw. langsamste Glied in der Kette warten, zum anderen können auch Learnings aus den vorhergehenden Rollouts für nachfolgende Länder berücksichtigt werden.