La planification de projet comme facteur de réussite
Qu'il s'agisse de l'introduction d'une (nouvelle) plateforme ou du déploiement d'un thème particulier, dans de nombreux cas, les objectifs de temps fixés ne sont pas atteints. Les raisons en sont multiples - presque tous les retards ont en commun des erreurs d'appréciation lors de la planification du projet. Pour une planification réaliste, il est essentiel de procéder à une analyse minutieuse des risques qui tienne compte de tous les écueils possibles.
Erreur d'appréciation n° 1 : l'effort de gestion de projet est massivement sous-estimé
Les efforts et les exigences en matière de gestion de projet, de coordination et de reporting sont largement sous-estimés dans de nombreux projets e-learning. Par conséquent, les ressources et/ou les compétences en matière de gestion de projet font défaut et les points importants ou les parties prenantes sont abordés trop tard, voire pas du tout.
Souvent, les projets e-learning ne sont pas des projets de première priorité. Pour les ressources internes (par exemple le soutien informatique), les services et les personnes impliqués sont en concurrence avec d'autres tâches qui peuvent être plus prioritaires. Ici aussi, l'implication précoce des fournisseurs (internes) est cruciale.
La motivation de la direction du projet est tout aussi importante : l'e-learning n'est-il qu'un projet parmi d'autres qui doit encore suivre d'une manière ou d'une autre ? La pratique montre qu'une gestion de projet qui agit en tant que moteur avec un fort intérêt personnel est essentielle pour la réussite du projet et compense les faiblesses. En revanche, une direction de projet qui ne fait que "gérer" le projet ne donne souvent pas les résultats escomptés, surtout si une analyse minutieuse des risques n'a pas été effectuée avant le début du projet et si la gestion des risques joue un rôle secondaire dans le projet.
Erreur d'appréciation n° 2 : l'intégration technique est 'déjà faisable d'une certaine manière'.
Les interfaces avec les systèmes RH ou autres nécessitent une planification approfondie et précoce, même pour les interfaces standard existantes. Quelles sont les données nécessaires pour pouvoir, par exemple, mettre en œuvre l'attribution automatique de qualifications à des personnes, des organisations ou des groupes cibles ? Avec quelle technologie peut-on réaliser un SingleSignOn ? D'où proviennent les données de base et où vont les données historiques ?
Pour répondre à ces questions, différents services du client et/ou prestataires de services externes sont souvent impliqués. Dans certaines circonstances, il y a également des frais de mise en œuvre ou des frais de test et de réception. Étant donné que dans de nombreuses entreprises, les départements informatiques sont fortement surchargés, il est préférable de demander les ressources correspondantes avant ou au plus tard au début du projet.
Dans de nombreux cas, la migration des données existantes est également un sujet important. Les données de formation des dernières années doivent être intégrées au système afin que les utilisateurs puissent voir l'historique complet de leur formation ? En fait, pas de problème, car les données sont là. Du moins quelque part : dans les anciens systèmes, dans des listes Excel ou même dans les têtes. La plupart du temps, il faut fournir un effort considérable pour obtenir des données complètes et cohérentes qui puissent être importées proprement dans le nouveau système.
Erreur d'appréciation n° 3 : le contenu est créé en passant et sans expertise didactique
Différents départements doivent produire une grande quantité de contenu en peu de temps ? Malgré l'intelligence artificielle sur tous les fronts et dans presque tous les outils, c'est généralement un grand défi. Du moins lorsque la qualité et l'apprentissage ont été identifiés comme des facteurs de réussite du projet.
Mais même lorsque les exigences sont faibles, les résultats restent souvent massivement en deçà des attentes. Car dans de nombreux cas, la tâche de production de contenu est sous-estimée : "nos experts techniques ont acquis des connaissances didactiques grâce aux formations en présentiel", ... "les connaissances sont là - il suffit en principe d'enrichir un PPT...".
En fait, même pour les formateurs en présentiel, le transfert des formations dans un format d'apprentissage numérique est souvent un véritable défi. Il faut d'abord apprendre à connaître les nouvelles compétences et méthodes, puis les appliquer correctement. Les experts techniques sans connaissances pédagogiques préalables pertinentes ont un chemin encore plus long à parcourir.
Dans certains cas, les résultats sont malgré tout étonnamment bons - mais cela est généralement dû aux efforts et aux talents individuels des personnes chargées de la tâche et n'est donc guère planifiable et reproductible.
Si le contenu e-learning doit être produit en interne, il est indispensable de faire un inventaire honnête des compétences et des ressources disponibles - en tenant compte de l'auto-évaluation des personnes impliquées. Pour obtenir de bons résultats, il faut généralement un processus de division du travail (une seule et même personne est rarement un bon auteur, un bon pédagogue, un bon concepteur et un bon relecteur). Dans tous les cas, définissez une personne comme "quality gate". Même si vos contenus proviennent de différentes sources, vous pouvez ainsi garantir une certaine cohérence et une qualité minimale.
So kann Projektbegleitung und Unterstützung für Ihre Produktionsteams durch X-CELL aussehen.Erreur d'appréciation n° 4 : les déploiements internationaux ne durent pas plus longtemps
Déployer un thème ou un système dans 8 pays, par exemple, prend du temps. Du moins lorsque les conditions ne sont pas les mêmes partout du point de vue de l'informatique et des processus. Souvent, l'infrastructure informatique n'est pas la même dans le monde entier, c'est-à-dire qu'il existe par exemple différents systèmes RH et CRM. Le thème des interfaces et du flux de données doit donc être considéré et traité par pays.
Et puis, il y a aussi le thème volontiers sous-estimé des traductions/localisations. Selon la structure organisationnelle, il faut prévoir des marges de temps plus importantes pour les processus de validation des contenus, mais aussi pour les processus et les mesures de communication dans les pays.
Même si l'IA nous décharge de beaucoup de choses entre-temps, en ce qui concerne les traductions, la qualité (selon la langue) n'est souvent pas encore suffisante. Il est indispensable de faire vérifier la traduction par un prestataire externe ou, mieux encore, par une personne interne dont c'est la langue maternelle. Mais dans certains cas, il ne faut pas seulement traduire, mais aussi localiser, c'est-à-dire que les formations contiennent aussi des contenus différents selon la région (par exemple d'autres interlocuteurs, d'autres processus ou même un autre portefeuille de produits). Réfléchissez à temps pour savoir si ce cas s'applique également à votre projet.
Dans la mesure où la nature du projet le permet, il est presque toujours préférable de procéder à un déploiement progressif. Cela signifie que tous les pays concernés ne démarrent pas en même temps, mais l'un après l'autre.
D'une part, tous les participants à la formation ne doivent pas attendre le maillon le plus faible ou le plus lent de la chaîne et, d'autre part, les leçons tirées des déploiements précédents peuvent être prises en compte pour les pays suivants.