KI im Büroalltag: Wenn Produktivität zum Datenschutzrisiko wird
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Ob beim Verfassen von E-Mails, beim Erstellen von Präsentationen oder beim Recherchieren – die meisten Mitarbeitenden nutzen ChatGPT & Co inzwischen regelmäßig. Für viele ist der Einsatz von KI-Tools selbstverständlich geworden.
Doch was produktiv und bequem erscheint, birgt Risiken: Vertrauliche Informationen werden unbedacht in öffentliche Systeme eingegeben – von Kundendaten über interne E-Mails bis hin zu sensiblen Unternehmensdokumenten.
Viele KI-Anwendungen verarbeiten dabei große Datenmengen und speichern Eingaben dauerhaft. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass diese Anwendungen kontrolliert und datenschutzkonform eingesetzt werden – im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Grundsätzen der Informationssicherheit. Um zu verstehen, was erlaubt ist und wo klare Grenzen verlaufen, lohnt sich ein Blick auf die rechtlichen Grundlagen.
Datenschutzrechtliche Grundlagen beim Einsatz von KI-Systemen
Wer KI nutzt, bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich – auch dann, wenn die Verarbeitung durch externe oder cloudbasierte Systeme erfolgt. Das bedeutet: Personenbezogene Daten dürfen nicht in öffentliche KI-Tools eingegeben werden, selbst wenn eine allgemeine Einwilligung zur Datenverarbeitung vorliegt.
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist jede Nutzung solcher Systeme eine Form der Datenverarbeitung, die nur auf einer klaren rechtlichen Grundlage erfolgen darf.
Eine Eingabe in öffentliche oder nicht vertraglich abgesicherte KI-Systeme stellt in der Regel eine Datenübermittlung an Dritte dar – und ist nur dann zulässig, wenn sie ausdrücklich vorgesehen, rechtlich erlaubt und technisch abgesichert ist.
Um rechtssicher zu handeln, sollten Unternehmen klare Richtlinien für den KI-Einsatz festlegen und ihre Mitarbeitenden regelmäßig schulen. Fehlt dieses Wissen, kann es teuer werden: Verstöße gegen die DSGVO können Bußgelder in Millionenhöhe und nachhaltige Reputationsschäden nach sich ziehen.
Mehr als Datenschutz – Informationssicherheit und der EU AI Act
Datenschutz ist beim Einsatz von KI ein wichtiges rechtliches Thema - aber längst nicht das einzige. Mit der Einführung des EU AI Act kommen auf Unternehmen zusätzliche Verpflichtungen zu, die über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hinausgehen.
Der EU AI Act verlangt, dass KI-Systeme sicher, transparent und nachvollziehbar eingesetzt werden. Er teilt Anwendungen in Risikoklassen ein: von minimalen bis inakzeptablen Risiken. Je nach Risikoklasse kommen verschiedene Pflichten auf Unternehmen zu. Dazu gehört auch eine Schulungspflicht von Mitarbeitenden.
Parallel dazu rückt die Informationssicherheit stärker in den Fokus. Denn KI-Systeme verarbeiten nicht nur personenbezogene, sondern oft auch unternehmensinterne oder vertrauliche Daten. Fehlende Sicherheitsmaßnahmen oder eine unkontrollierte Nutzung können neben Risiken für den Datenschutz auch die Informationssicherheit beeinträchtigen.
Unternehmen sollten daher Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Compliance gemeinsam denken – und eine ganzheitliche Strategie entwickeln, die sowohl rechtliche Anforderungen als auch technische Risiken abdeckt.
E-Learning als Schlüssel zu Sicherheit und Compliance
Die rechtlichen Vorgaben rund um KI werden komplexer – und Wissen wird zur entscheidenden Sicherheitsressource. Nur wer die Risiken versteht, kann im Arbeitsalltag verantwortungsvoll mit KI umgehen.
E-Learnings zu KI und Datenschutz bieten hier eine wirksame Lösung:
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Sie sensibilisieren Mitarbeitende für den sicheren Umgang mit Daten und KI-Tools.
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Sie helfen, die Anforderungen aus DSGVO und EU AI Act praxisnah umzusetzen und erfüllen die Schulungspflicht.
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Sie machen Awareness und Compliance messbar – durch Lernkontrollen, Zertifikate und Nachweise.
Unternehmen, die Datenschutz- und KI-Schulungen kombinieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern fördern eine Kultur digitaler Verantwortung.